TeamDoc文檔管理軟件

概述

隨著信息化進程，文檔管理越來越受到企業(yè)的重視，但是企業(yè)在進行文檔管理的過程中，經(jīng)常會碰到以下的問題：海量文檔存儲，管理困難；查找緩慢，效率低下；文檔版本管理混亂；文檔安全缺乏保障；文檔無法有效協(xié)作共享；知識管理舉步維艱等。所以文檔管理逐漸成為國內(nèi)外業(yè)界研究的熱點。市面上最著名的文檔管理系統(tǒng)有TeamDoc文檔管理軟件等。

TeamDoc文檔管理軟件

功能

TeamDoc采用服務器+客戶端的工作模式?？蛻舳丝梢酝ㄟ^互聯(lián)網(wǎng)或者局域網(wǎng)連接服務端，實現(xiàn)真正意義上的文檔儲與安全共享。客戶端巧妙封裝了微軟的Office，在完全不影響用戶使用習慣的前提下，創(chuàng)新性地完美實現(xiàn)了包括禁止拷貝，禁止打印在內(nèi)的文件防泄密機制。

1、文檔安全集中存儲：TeamDoc文檔管理軟件可以將所有類型的文檔都導入至系統(tǒng)中，關鍵文檔全部在企業(yè)服務加密存放。針對廣泛使用的Word、Excel、PowerPoint、PDF文檔和常用的圖片格式（jpg/bmp/gif）實現(xiàn)文件權(quán)限設置，文檔只能被有權(quán)限的用戶接觸到。支持從Office 2000到Office 2010各個版本。權(quán)限有多種類型，如果設置為禁止拷貝，那么此文檔將無法被拷貝或打印，也不能被保存在員工個人的計算機上。

2、文檔共享：文檔創(chuàng)建者或管理者有權(quán)決定不同的文檔共享給哪些不同的用戶。不同的用戶可以有不同的權(quán)限：用戶是否具有編輯修改的權(quán)限，用戶是否具有打印拷貝的權(quán)限，用戶是否具有只讀查看的權(quán)限，用戶是否具有另存文檔的權(quán)限。

3、版本追蹤：文檔正在被哪些用戶編輯，文檔各個時期的歷史版本，文檔被哪些用戶查看過。

4、在線協(xié)同編輯：服務器/客戶機工作模式。用戶在TeamDoc客戶端通過封裝的OFFICE提交、發(fā)布、編輯、查看共享文檔，所有文檔加密保存在管理端計算機上。

5、快速索引：內(nèi)置強大導航索引欄，支持海量文檔快速定位。

特點

（一）文檔加密存儲，安全共享

一直以來，大多數(shù)企業(yè)都依賴于購置一臺電腦來作為辦公室網(wǎng)絡的服務器，提供了非常典型的“文件夾共享”服務方式，用戶已經(jīng)習慣了“文件夾共享”訪問方式。在給企業(yè)帶來方便的同時也埋下了很多安全隱患。超過50%以上中小企業(yè)用戶都是采用這一模式，暴露出的問題也基本一致。用于文件存儲的企業(yè)服務器存儲空間告急，文件常常被誤刪除、企業(yè)服務器上的文件被隨意復制，機密文檔安全性受到威脅。傳統(tǒng)落后的共享服務器方式早已無法勝任企業(yè)的文檔管理需求，那么使用專業(yè)的企業(yè)文檔管理軟件便成為最佳選擇。

TeamDoc文檔管理軟件具備出色的文檔加密存儲功能，針對廣泛使用的Word和Excel文檔，實現(xiàn)高強度自動加密，文檔只能在企業(yè)網(wǎng)絡環(huán)境內(nèi)使用。無法被非法拷貝或打印，一旦離開企業(yè)網(wǎng)絡環(huán)境將無法被打開。文檔創(chuàng)建者或管理者有權(quán)決定不同的文檔共享給哪些不同的用戶，沒有權(quán)限的用戶無法打開共享文件。

（二）文檔防泄密，防拷貝，防打印

對于企業(yè)來說，文檔信息因用戶原因?qū)е沦Y料丟失，或因黑客蓄意竊取而導致資料外泄，輕則將蒙受財產(chǎn)損失，重則將遭受包括聲譽、前途、甚至生命等方面的威脅，文檔關乎著企業(yè)的生存發(fā)展。圍繞終端進行網(wǎng)絡封堵、外設限制、傳輸加密、移動存儲管理，例如封堵USB端口防止拷貝打印等，在現(xiàn)實操作上存在很多的問題。基于終端的防泄密從技術(shù)上來說是不可靠的，而且規(guī)模越大，可靠性越差，而管理難度也越大。因為基于終端的解決方案是一種封堵傳播途徑的技術(shù)，在理想的情況下，如果能夠封堵所有的文檔傳播途徑，則文檔不會被傳播出去。但現(xiàn)實是，一方面任何的封堵措施都有漏洞，也不可能找到所有的出口(特別是程序出口)，另一方，采用物理方式能輕易破解，比如拆走硬盤，操作系統(tǒng)雙啟動等。所以這種輕量級的解決方案是不成熟、不可靠的解決方案，它必將被重量級的基于文檔本身的解決方案代替。

TeamDoc文檔管理軟件基于文檔安全本身考慮，不同的用戶可以有不同的權(quán)限：用戶是否具有編輯修改的權(quán)限，用戶是否具有打印拷貝的權(quán)限，用戶是否具有只讀查看的權(quán)限，用戶是否具有另存文檔的權(quán)限。在真正意義上實現(xiàn)文檔防泄密，防拷貝，防打印。

（三）版本追蹤，協(xié)同編輯

企業(yè)每個部門每個員工機每天會產(chǎn)生無數(shù)文檔，有的正在編輯，有的已經(jīng)完成初稿，有的已經(jīng)被送進回收站，在講究辦事效率和互相合作的辦公大環(huán)境下，如何在短時間內(nèi)向上司提交一份完善的文檔在競爭激烈的商業(yè)中顯得舉足輕重。一個文檔在很多情況下都是多人同時使用，甚至編寫、更新，比如一些項目文檔。隨著文檔的一次次更新，你發(fā)給我，我發(fā)給你就變的相當頻繁。這些過程如果沒有一個好的文檔管理辦法，就容易在很多環(huán)節(jié)上出錯，又因為沒有文檔的操作記錄，最后導致錯誤的責任互相推諉。這樣就不但影響了團隊合作的效率，設置會給團隊工作帶來極大的障礙。因此，行之有效的文檔管理解決方案也應充分考慮如何促進協(xié)同工作，提升工作效率。

TeamDoc文檔管理軟件能夠完美實現(xiàn)文檔快速追蹤，文檔正在被哪些用戶編輯，文檔各個時期的歷史版本，文檔被哪些用戶查看過。采用服務器/客戶機工作模式，管理員在服務器設置用戶。用戶在客戶端提交、發(fā)布、編輯、查看共享文檔，所有文檔加密保存在管理端計算機上，實現(xiàn)文檔的統(tǒng)一集中管理。

（四）海量文檔快速定位

如果企業(yè)的絕大大部分文檔都是分散于各個員工的電腦里，那么文檔丟失的風險是相當大的。因為文檔的分散，對于企業(yè)員工獲取文檔、信息，也帶來諸多的不便，有些文檔可能不知道該問誰要，或者某人出差、請假等，都將使得沒法快速便捷地獲取文檔，影響工作效率，對工作帶來不便設置阻礙。因此，建立企業(yè)的中央文檔數(shù)據(jù)中心是相當有必要的。

TeamDoc文檔管理軟件將所有的文檔根據(jù)文檔類型，各級部門，群組人員進行清晰歸檔統(tǒng)一保存在服務器電腦上，內(nèi)置強大導航索引欄，一目了然，支持海量文檔快速定位。

安裝環(huán)境

客戶端：安裝了微軟Office軟件的Windows 2000、XP、2003、Vista、Windows 7 系統(tǒng)的計算機。

網(wǎng)絡環(huán)境：支持通過局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)訪問服務端，能上網(wǎng)就能用，實現(xiàn)全球移動辦公。